Un planning : ça sert à quoi ?

Certains se posent la question de l’utilité de faire un planning qu’ils justifient souvent par :

• Ça prend du temps : Oui, vous avez raison, et, ça demande de l’organisation et de la rigueur.
• Il n’est jamais respecté : Au-delà d’un an, un planning a de forte chance de ne pas être respecté – les priorités peuvent changer. Et, comment est gérée votre sous-traitance ? Comment s’effectue le management ? Comment sont analysés les risques ? …
• On n’y comprend rien : « Trop chargé est ton planning », répondrait Maître Yoda, « Un planning global tu feras avec planning(s) détaillé(s) tu accompagneras ».

Un planning est un élément primordial à la réussite d’un projet

Voyez le planning comme un guide de montagne – c’est la saison – qui vous montre le chemin de A (existant) vers B (résultat) pendant un temps déterminé.

Ce guide définit alors les différentes activités à réaliser pour aller vers B. Il les ordonnance et en contrôle la bonne exécution.

Il facilite la communication au sein des équipes et aussi à toutes personnes en droit de suivre la progression des travaux. Votre client, vos investisseurs, vos équipes comprennent comment vous procédez. Préalablement, il permet de déterminer si le résultat attendu est réalisable à la date souhaitée.

Il permet d’attribuer les ressources en fonction des tâches à effectuer et au délai imparti pour chaque activité.

Il prend en compte les contraintes – Exemple : La réception des matériaux doit impérativement être terminée à telle date pour en contrôler la conformité puis enclencher leur transformation.

Il anticipe les pépins, sachant que PERSONNE n’est à l’abri d’un imprévu. Il identifie les problèmes à résoudre et la façon dont ils peuvent être réglés – comme le décalage d’une tâche.

Avec lui, vous pouvez effectuer les arbitrages nécessaires de façon pertinente pour qu’une activité en cours soit modifiée si besoin.

Quand faire un planning lisible et exploitable ?

Lorsque vous devez travailler sur un projet où plusieurs dizaines d’activités doivent se succéder.

Pour fournir une date de livraison « logique » et la plus proche de la réalité, gage de respect vis-à-vis de l’attente de votre client.

C’est alors une obligation, et cela ne doit pas être une perte de temps – se poser les bonnes questions avant.

Quelques bonnes pratiques

Les questions initiales à se poser :

• Quel est le résultat attendu ?
• La date de fin souhaitée est-elle une contrainte forte ?
• Quelles sont étapes à franchir pour atteindre le résultat ?
• Quelles sont les contraintes liées à l’enchaînement des tâches ?
• Quelles sont les risques ?
• Quels moyens sont à ma disposition ?
• Quel est le taux prévisionnel d’occupation des ressources ?
• A quelle date faudrait-il alors démarrer ?

Puis,

• Estimer les charges, les délais de chaque tâche
• Représenter les tâches primordiales, les jalons contractuels et les points de synchronisation
• Faire des réserves pour imprévu (comme la possibilité de pannes techniques)
• N’affecter pas de ressource 100%

Enfin, mettre à jour régulièrement le planning (définir une fréquence de mise à jour) afin de contrôler l’avancement, d’anticiper et de prendre des décisions correctives. Plus vous approchez de la date de mise en production, plus vous suivez votre planning.

ET ne pas chercher l’exhaustivité : le zéro erreur n’existe pas.

Vous avez des questions sur l’adéquation entre organisation du travail et planning, posez-les et j’y répondrai.

Christelle Dumont
Crédit photo : © Christelle Dumont