Il était une fois un processus de facturation

Aujourd’hui, son chiffre d’affaire augmente encore un peu et,

une entreprise s’interroge sur son avenir, son marché. Quel sera son horizon ? Elle vit dans l’urgence, au jour le jour, sans recul.

Imaginez une entreprisequi a déjà quelques années d’existence. Elle a su s’adapter aux continuelles attentes de ses clients et aussi aux changements réglementaires et législatifs.

Bien sur, elle a connu des galères de paiement de facture, un détournement de matériels par un fournisseur, …
Bien sur, elle a connu des moments de convivialité avec ses parties prenantes, fait de gros profits,…

Elle en a entendu aussi des promesses de partenariats fructueux, d’allègement de paperasserie.
Elle y a cru et puis tel un soufflé au chocolat, il ne reste que l’air sans le chocolat.

Un processus de facturation client devenu usine à gaz

Soudain, son processus d’émission de facturation client …

… l’abandonne.
Enfin… Soudain… non, pas vraiment. Elle savait qu’il était sur le déclin.

Tant qu’on n’a pas perdu la semelle de sa chaussure, on peut toujours marcher ! Alors ce n’était pas urgent. Oui, mais maintenant, ça l’est…

Et, il y avait des signes :

• Cumul de retardun peu plus chaque mois
• Augmentation des arrêts maladiesdans le service
• Baisse de la qualité des donnéesde facturation émises vers les clients

Mais, elle n’a pas voulu le voir parce que ça fonctionnait quand-même et puis, elle n’avait pas le temps de s’en occuper. Son processus n’avait que quelques dysfonctionnements et puis, elle payait ses équipes alors qu’elles fassent son boulot !

L’engrenage

L’inspection du travail demande une enquête sur risque grave

Les salariés sont désorientés par la succession de changements qu’il y a eu pour rafistoler le processus, au point que ceci aurait engendré des cas d’épuisement professionnel et détériorer les relations de travail.

Les clients, quant à eux, font savoir leur mécontentement

qui porte notamment sur le qu’ils soient obligé de faire des relances incessantes auprès du processus de facturation pour rétablir la pertinence de leurs données clients.

Cette baisse de qualité leurs coûte des efforts, du temps et de l’argent. Et maintenant, plus de réponse à leurs emails/courriers/appels : RIEN.

Les clients, doivent-ils et peuvent-ils encore lui faire confiance ?

La cervelle en ébullition, ses managers sont réunis. Quelle réunion ! Ils se renvoient mutuellement la balle. La perversion de la réunionite aiguë refait surface : un planning est mis en place. Le sujet est sensible, il faut se réunir. Souvent !
Oui mais pour quoi faire ? Oh, comme d’habitude : « y a qu’à – faut qu’on ».

L’entreprise se sent seule. Elle réalise son erreur de ne pas avoir pris le temps de repenser ses méthodes.

Conseils et accompagnement

Elle comprend alors que si elle veut retrouver son plus haut niveau, il faut revenir à l’essentiel : la qualité des hommes et femmes qui la composent, son mode de fonctionnement, des objectifs réalisables.

Pour cela, elle est conseillée et accompagnée, par période au grès de son évolution. Elle procède autrement. 

En ce qui vous concerne, comment optimisez-vous vos processus ?

Christelle Dumont
Crédit photo : © Christelle Dumont