Éléments clés pour une réunion de travail efficace

Une réunion de travail efficace est une « réunion bien préparée, bien conduite et surtout suivie d’effets ».

Une réunion est un lieu d’échanges, de débats, de divergences de points de vue, … Lieu où chacun peut exprimer son opinion.

Bien évidemment, chacun à ses trucs et astuces – du moment que vos réunions sont reconnues comme efficaces, c’est le principal ! Je suis aussi preneuse de vos conseils.
En attendant, voici quelques trucs et astuces qui sont devenus miens :

La mise en scène pour préparer une réunion de travail efficace

Quels sont les sujets à aborder ?

Discuter de plusieurs sujets au cours d’une même réunion est synonyme de perte de temps car générateur de baisse de concentration des participants. C’est aussi un excellent moyen d’endormir son assistance (ce qui peut être un objectif).

• Hiérarchiser l’importance des sujets (degré d’urgence, repousser certains sujets à d’autres réunions)
• Regrouper des sujets proches sous un unique thème
• Décomposer un sujet sensible en plusieurs thèmes

Pour chaque sujet abordé, qu’attendez-vous des participants ?

• Rien, c’est juste de l’information
• Qu’ils réfléchissent (à des solutions, aux enjeux, ….)
• De prendre une décision

Quelle sera la durée de la réunion ?

En fonction de l’objectif à atteindre, ceci vous donne une estimation du temps à consacrer sur chaque sujet :

Sujet donnant une information, le processus est :

1. Informer
2. Echanges de questions/réponses

Temps moyens estimé (ceci dépend du degré de facilité du sujet) : environ 15 minutes.

Sujet demandant réflexion, le processus est :

1. Informer
2. Echanges de questions/réponses
3. Débattre (répartir les rôles)

Temps moyens estimé (ceci dépend du degré de facilité du sujet) : environ 40 minutes.

Sujet conduisant à une décision, le processus est :

1. Informer
2. Echanges de questions/réponses
3. Débattre (répartir les rôles)
4. Evaluer
5. Décider

Temps moyens estimé (ceci dépend du degré de facilité du sujet) : environ 1 heure.

Intégrez dans votre timing des pauses : Toutes les 1H30 au maximum. Elles sont nécessaires pour le « conducteur » de la réunion et aussi pour les participants.

Qui ? Où ? Quand ?

Établir la liste

• des participants (compétents, impactés par les sujets – attention au «trop de »),
• de ceux qui doivent être informés de la réunion et dont la présence n’est pas obligatoire,
• d’experts qui pourraient intervenir en cours de réunion (présence physique, téléphone, …).

Choisir le lieu et l’heure de la réunion en fonction du nombre des participants, de leur disponibilité (surtout pour les participants jugés essentiels).

Si des décisions sont à prendre au cours de la réunion, prévoir un délai (2 semaines) entre la convocation, l’envoi des documents et la réunion. Dans un monde idéal, chacun aura pris connaissance de l’ordre du jour, du contenu des documents, et aura réfléchi sur le sujet.

Le jour J de votre réunion de travail

Introduire chaque sujet par une courte présentation, l’objectif à atteindre, le temps imparti.

Et l’heure, c’est l’heure ! Les retardataires sont priés de prévenir à minima l’organisateur de leur retard, sinon, c’est un manque de respect vis-à-vis de ceux qui sont à l’heure. Dans certaines circonstances, j’ai bloqué les portes d’accès à la salle de réunion.

5 rôles importants

Selon moi, cette détermination des rôles se fait en fonction du contexte.

• Réunion mensuelle entre équipe : à chaque fin de réunion, savoir qui fera quoi pour la prochaine réunion.
• Réunion de négociation : impérativement en phase de préparation.

« Coordinateur : Il peut être animateur de certains sujets. Il se positionne comme quelqu’un qui crée du lien. En phase de préparation de réunion, il peut choisir les personnes qui prépareront certains sujets et apportera aussi son aide. Il est respectueux des propositions, des demandes et des besoins de tous.

Animateur : Il prépare son intervention et aussi celle de chacun sur des points précis en rédigeant des textes synthétiques. Il référence tous les points incontournables à ne pas oublier d’aborder, rassemble tous les éléments utiles. Il anime. En négociation pressentie difficile, il peut être épaulé.

Garant : Il veille à ce que le fond et la forme restent efficaces : équilibre du temps de paroles de chacun, garant du temps estimé sur chaque sujet,…. Il recentre les débats si nécessaire. Il reformule en fin de discussion pour vérifier que tous ont bien compris.

Rapporteur : Il est à l’écoute. Il note les points essentiels de la réunion. Il effectue un rapide compte rendu de chaque conclusion d’un sujet en récapitulant les décisions prises, le plan d’actions.

Participant : A l’écoute, prend des notes, intervient. Ceux qui ne peuvent pas participer à la réunion sont invités à fournir un écrit de leur commentaire, question, position. »

Le dénouement, dernier acte de votre réunion de travail

L’ordre du jour est terminé :

• Le rapporteur récapitule les décisions prises durant la réunion.
• Le coordinateur rappelle les principales suites à donner et indique la date à laquelle le compte rendu sera envoyé pour validation. Il peut proposer de fixer la prochaine date de réunion.  Il récolte les écrits nécessaires pour le compte-rendu.
• L’animateur fait un bilan de la réunion. Il peut proposer de partager un temps d’expression du ressenti personnel de chaque participant sur le travail effectué. Et, il lève la séance en remerciant les participants.

Vous avez des remarques, des trucs et astuces efficaces ? Merci de nous en faire profitez

Christelle Dumont
Crédit photo : © Christelle Dumont