Coracias Venusta

Consultant en transformation

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10
juin.

Optimiser le fonctionnement des équipes

Voici l’aventure professionnelle que nous avons eue avec Gérard, dirigeant de PME :

Elle commence dans un couloir où Gérard m’aborde très discrètement. Déclaration à faire sans oreille indiscrète ? Nous sommes dans les locaux d’une banque française qui organise un débat informatif sur la fiscalité. Gérard est blanc comme un linge. Il ne me parle pas, il chuchote. Peur pour sa fiscalité ? Presque : peur pour son porte-monnaie d’entreprise, et à juste titre !

Selon lui, il doit impérativement recruter 5 personnes. Pour lui, c’est Aie, Aie, Aie !
Selon moi, au vu de son contexte, 5 est un chiffre absurde et qu’avant de penser à débourser autant (coût de plus de 40.000€ sans compter les frais annexes des recrutements) mieux valait certainement commencer par

Optimiser l’existant dont le fonctionnement des équipes

Pour lui, ce fut un discours un peu surprenant. C’est normal, au début, vous êtes quasi toujours un peu surpris…
En tout cas, « Optimiser le fonctionnement des équipes » : facile à écrire, à dire aussi mais à réaliser à bon escient sans un expert …

Commençons par formuler l’objectif attendu

L’équipe concernée par ses faux recrutements est composée de 33 informaticiens d’horizon différent et majoritairement fraîchement diplômés. En arrivant, vous constatez que la répartition dans l’open space est telle que les chefs sont d’un côté et les jeunes de l’autre.

La perception de toute l’équipe au sujet de mon arrivée fut un autre signe sur la nécessité de procéder à certains changements dont la communication interne et la gestion temps/priorités.
Avez-vous vu le film « In the Air » ? Le héros est « un spécialiste du licenciement à qui les entreprises font appel pour ne pas avoir à se salir les mains ».
En effet, bien qu’il lui soit recommandé de convier toute l’équipe le jour de mon arrivée, Gérard ne l’a fait que 3 jours plus tard !!!! Je pense que certains d’entre vous peuvent très bien visualiser le climat de suspicion que cela a généré. Que du bonheur ! (humour)
Puis, enfin, ensemble nous leur présentons l’objectif et la démarche de notre travail. La tension est redescendue. En tout cas, assez descendue pour que le fonctionnement normal reprennele déroulé de leur journée de travail.
Leur rituel est : Arriver, allumer l’ordinateur, entrer identifiant/mot de passe et, hop la cafet. Bref, la journée démarre un peu avant le retour de la direction (chef de projet et directeur de projet ont une réunion journalière jusque 10h30 !). Et là, tout devient silence. Chacun a le nez dans son écran et, ceci jusqu’au premier départ vers 19h30.

Gérard avait bien raison de se faire du souci ! Une des causes silencieuses : le directeur de projet était ce que l’on peut appeler un individu dysfonctionnel. L’équipe était bien en sous-charge d’activité. Le temps était comblé alors par des surfs discrets sur le Web, le temps de patienter jusqu’à un horaire que les collaborateurs avaient estimé acceptable vis-à-vis du directeur !

La première pierre du changement de comportement est bien la formulation claire et précise de l’objectif attendu par Gérard. La compréhension exhaustive du besoin initialement exprimé nous a emmené vers un résultat plus optimum pour tous :

Ainsi, optimiser le fonctionnement des équipes a notamment consisté à :

Une journée de travail peut se terminer à 16h00 (compromis activités/vie) est acceptée. La maladie de la réunion journalière est supprimée,…

  • Et, le directeur de projet me demanderez-vous ? Viré bien sûr !

Non ! Nous avons travaillé sur son projet professionnel. Il a suivi une formation sur le management d’équipes et le développement de son leadership.

  • Enfin, pour finir : avec Gérard, nous avons recruté un seul et unique opérationnel.

Son entreprise a fait une économie en terme de recrutement de 30.000€.

Optimiser améliore. Optimiser fait gagner du temps. Optimiser rentabilise. Demandez conseils auprès de Coracias-Venusta

D’un précédent article concernant les coûts en entreprise, je reprendrai pour conclure :

Optimiser améliore.

Optimiser fait gagner du temps.

Optimiser rentabilise. 

Christelle Dumont
Crédit photo : © Christelle Dumont

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